NOMBRE DEL CARGO:  Asistente Gerencial

OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar apoyo administrativo a la gerencia asignada, de una manera eficiente, a través de la organización, ejecución y seguimiento de las diferentes actividades, para garantizar el eficiente desarrollo de las mismas.

FUNCIONES DEL PUESTO

1. Brindar asistencia directa a la gerencia, incluyendo la atención de solicitudes, coordinación de agendas, reuniones, proyectos y elaboración de reportes, para garantizar una gestión eficiente.
2. Elaborar y dar seguimiento a órdenes de compra, servicios y mantenimiento (Reservas, Solped, HES, requisiciones), asegurando el cumplimiento del procedimiento hasta el pago a proveedores.
3. Gestionar el archivo físico y digital, correspondencia, contratos y documentación diversa, con el fin de mantener un control ordenado y actualizado en todas las áreas administrativas.
4. Coordinar la solicitud, distribución y control de insumos, útiles de oficina, equipo de cómputo, telefonía y materiales operativos, tanto a nivel local como regional.
5. Controlar y dar seguimiento a expedientes relacionados con pérdidas, robos o reposiciones de equipo tecnológico, asegurando evidencia y cumplimiento del proceso de sustitución.
6. Supervisar el ingreso y salida de personal externo, incluyendo visitas de proveedores y contratistas, con el apoyo de la Gerencia de Seguridad, siguiendo los protocolos establecidos.
7. Apoyar en la atención al cliente interno y externo, canalizando requerimientos y brindando seguimiento para garantizar una respuesta ágil y oportuna.
8. Gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura y equipos clave, como UPS, sistemas contra incendios, aire acondicionado e impresoras, asegurando su operatividad.
9. Coordinar la distribución de documentos y paquetería interna y externa, incluyendo la logística de envíos por servicios como Cargo Express.
10. Velar por el cumplimiento de normativas internas, procedimientos operativos y la adecuada ejecución presupuestaria, colaborando en auditorías, control de gastos y revisiones mensuales.    
11. Cualquier otra atribución relacionada con la naturaleza de sus funciones y aquellas solicitadas por la gerencia inmediata.       
12. Cuidar el medio ambiente en aspectos relacionados con su trabajo y cumplir los procedimientos descritos en el manual de normas y procedimientos de salud y seguridad ocupacional dentro de su área de trabajo.
13. Asegurar el cumplimiento de los procedimientos para evitar contaminación física, química y microbiológica relativa al sistema de gestión de inocuidad.  
14. Apoyar en la eficiente administración de todos los recursos del departamento, orientándolos hacia el incremento de la productividad y eficiencia de la empresa, así como la reducción de costos sin poner en riesgo la calidad de los servicios y la operación.
15. Cumplir con las prácticas de trabajo responsables y sostenibles, que garanticen los principios éticos y de integridad, estos deben estar presentes en todas las acciones realizadas en su puesto de trabajo y en sus actividades generales dentro de la empresa.
16. Cumplir con la política de responsabilidad social empresarial de la empresa y comunicar los incumplimientos que puedan surgir en su área y en otras áreas de acuerdo con los mecanismos de comunicación establecidos.

JORNADA LABORAL

AMBIENTE FÍSICO DE TRABAJO

UBICACIÓN

DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR

Ocasionalmente

NIVEL ACADÉMICO

HABILIDADES TÉCNICAS

EXPERIENCIA LABORAL

COMPETENCIAS CORPORATIVAS